Tafelreglement

1.  Voorwoord

Het Tafelreglement heeft tot doel te fungeren als een kader waarbinnen de besluitvorming in de tafel dient plaats te vinden. Het vastleggen van vele opgenomen regels en regeltjes is niet een doel op zich, maar moet veeleer worden gezien als een neerslag van datgene wat, zonder dat met zoveel woorden vast te leggen, in feite al een gebruik is of zou moeten zijn binnen onze tafel. Het reglement dient er niet toe om elkaar mee om de oren te slaan, maar om de vele telkens weer herhaalde discussies omtrent dezelfde onderwerpen te kunnen beslechten onder verwijzing naar het Reglement. Het Reglement kan aldus fungeren als een baken in onzekere tafeltijden en als een bron van kennis. Aldus behoeven bij wisseling van bestuur en toetreding van nieuwe leden niet steeds opnieuw primaire uitgangspunten bevochten te worden, hetgeen tijd en ruimte biedt voor verdere ontplooiing en discussie op meer wezenlijke punten binnen onze tafel.
Teneinde dit document ook in de toekomst te kunnen blijven gebruiken en toegankelijk te laten zijn dient er jaarlijks een “hoeder van het reglement” te worden aangewezen. De hiertoe aangewezen persoon, de legislator, mag niet behoren tot het Bestuur noch de Moresman kan zijn, heeft tot taak de inhoud van het reglement waar nodig onder de aandacht van de vergadering/het Bestuur te brengen, niet om op belerende wijze zijn gelijk te halen maar om discussies waar nodig richting te geven en binnen de vastgestelde kaders te doen blijven, zodat enige continuïteit gewaarborgd blijft. De legislator heeft richting het Bestuur een adviserende functie en kan, indien minimaal twee/derde gedeelte van de op een reguliere vergadering aanwezige stemgerechtigde leden zulks wenst, inzake de toepassing van het Reglement bindend advies aan het Bestuur uitbrengen, dat vervolgens verplicht is dit advies op zo kort mogelijke termijn op te volgen.
Tafelronde 186 Losser
Opgericht 7 februari 1998
Eerste bestuur: Marcel Nordkamp, Vincent Kuiper en Roel Wiechers

2.  Inhoudsopgave

1. Voorwoord
2. Inhoudsopgave
3. Doelstelling
3.1 NEDERLANDSCHE TAFELRONDE ALGEMEEN
3.2 juridisch doel
4. Praktische invulling Tafel 186 Losser
4.1 Gedragsregels
4.2 Ambitie van de tafel en haar tafelaars
4.3 Service
4.4 Jaarkalender
4.5 Nieuwjaarssoep
5. Bestuur, leden en commissies
5.1 Bestuur
5.2 In de tafel
5.3 Uit de tafel
5.4 Commissies
5.5 Ladies
6. Financiën
6.1 Jaarlijkse contributie
6.2 Kascontrole
6.3 Rekening & Verantwoording; jaarverslag
7. Bijeenkomsten
7.1 Algemeen
7.2 Presentie
7.3 Maandelijkse vergadering
7.4 Maandelijkse thuisbijeenkomst
7.5 Bestuurswissel
7.6 Algemene ledenvergadering
8. Mores
8.1 Algemeen
9. Reglement
9.1 Status van het reglement
9.2 Wijziging Reglement
10. Bijlagen
10.1 Presentielijst
10.2 Rondetafelreglement
10.3 Moresreglement
11. Verantwoording
11.1 Opgesteld Maart 2002
11.2 Samenstellers versie 1.0
11.3 Samenstellers versie 11 maart
11.4 Samenstellers versie 9 februari 2007

3.  Doelstelling

3.1 NEDERLANDSCHE TAFELRONDE ALGEMEEN
Een vereniging die onderlinge vriendschap bevordert, die tegelijkertijd stimuleert dat kennis, ervaringen en meningen veelvuldig worden uitgewisseld en die zo bijdraagt aan de ontwikkeling en ontplooiing van al haar leden. Dit is -kort en bondig- de Nederlandsche Tafelronde. Een club voor mannen tussen de ca. 25 en maximaal 40 jaar. Een serviceclub, dat zeker. Want naast (internationale) vriendschap en persoonlijke ontplooiing is het leveren van een gezamenlijke bijdrage aan de gemeenschap minstens zo belangrijk.
Een actieve Tafelaar kan veel aan zijn lidmaatschap hebben. Tafelavonden, die tweemaal per maand worden gehouden, zijn veelal het platform van boeiende discussies, vaak naar aanleiding van een presentatie van één van de leden of een gastspreker. De kennis, maar ook de typische problemen van iemand met een ander beroep, andere inzichten, persoonlijke ervaringen en meningen, vrijwel iedere Tafelaar biedt wel iets
3.2 juridisch doel
De Tafelronde, rekening houdende met en eerbiedigende iedere godsdienstige en levensbeschouwelijke overtuiging stelt zich ten doel:
a Het verschaffen van inzicht in de wijze waarop anderen zich, zowel persoonlijk als in beroep, ontplooien en stimuleren van de leden bij de ontwikkeling van hun eigen persoonlijkheid;
b Het versterken bij haar leden van het besef, dat ieder op zijn eigen wijze de gemeenschap behoort te dienen;
c Het bevorderen van onderlinge vriendschap en wederzijds begrip bij haar leden;
d Het bevorderen van internationale vriendschap, samenwerking en begrip

4.  Praktische invulling Tafel 186 Losser

4.1 Gedragsregels
a Openbare activiteiten
Tijdens openbare activiteiten dient iedere tafelaar zich te realiseren dat zijn gedrag als tafelaar mede toegerekend wordt aan de tafel als geheel maar ook aan elke tafelaar individueel. Zowel zakelijke als persoonlijke belangen kunnen hierbij in het geding zijn.
b Houding t.o.v. mede tafelaars
Respect voor elkanders mening
c Integriteit
Al hetgeen een tafelaar over een mede-tafelaar verneemt inzake diens zakelijke en/of persoonlijke handelen dient op straffe van ontneming van het lidmaatschap geheim te worden gehouden, indien en voor zover deze kennis is opgedaan binnen de tafel en in redelijkheid niet kan worden gezegd dat openbaarmaking van deze wetenschap de betreffende tafelaar niet in diens zakelijke en/of privé-leven zou kunnen schaden.
4.2 Ambitie van de tafel en haar tafelaars
a Ambitie van de Tafel
De tafel is duidelijk een vriendenclub in plaats van een business club. Leren van elkaar en er zijn voor elkaar. Elkaar zakelijk maar zeker ook privé om raad durven vragen. Diversiteit van de tafelaars, zowel in  persoon als in functie, is de basis van de tafel.
b Ambitie van de afzonderlijke tafelaar
Iedere tafelaar moet er voor aanvang van zijn lidmaatschap van doordrongen zijn dat genoemde doelstellingen alleen realiseerbaar zijn indien de tafelaars elkaar frequent ontmoeten omdat alleen dan een onderlinge band kan ontstaan. Het is daarom een goed uitgangspunt de 2 samenkomsten per maand te bezoeken.
Het ambitieniveau mag en kan per tafelaar verschillen.
4.3      Service
a Doel van de service
De tafel wil een bijdrage leveren aan de lokale gemeenschap. Het is echter ook mogelijk een landelijk doel te ondersteunen. Naast het zijn van een doel op zich, is de service ook van belang voor de betrokkenheid van de tafelaars. De persoonlijke inspanning van de afzonderlijke tafelaar is daarom van groter belang dan zijn financiële bijdrage.
b Looptijd van de service
Een service kan een looptijd hebben van meerdere jaren. Hierbij is het wel van belang het doel verder te perfectioneren cq voorgaande jaar te overtreffen. Indien er meerdere service projecten zijn is het van belang deze over het jaar te verdelen.
4.4 Jaarkalender
De jaarkalender vermeldt alle op dat moment vastgestelde tafelactiviteiten en biedt zowel de tafelaar als zijn gezin een welkom handvat voor het plannen van ook niet-tafelactiviteiten. Het belang van deze kalender mag daarom niet worden onderschat. De jaarkalender dient via de tafelsite permanent toegankelijk te zijn en wordt door het bestuur per wijziging bijgewerkt. Indien aan deze voorwaarden is voldaan kan niemand van de tafelaars zich op onwetendheid beroepen.
4.5 Nieuwjaarssoep
De voorzitter dient op de 1e dinsdag van het nieuwe jaar nieuwjaarssoep te (doen) serveren aan iedere alsdan aanwezige tafelaar bij de voorzitter thuis.

5.  Bestuur, leden en commissies

5.1 Bestuur
a Functie van het bestuur
Het bestuur dient de tafelaars te motiveren en uit te dagen. Verder controleert het bestuur de voortgang er afzonderlijke commissies. Het bestuur stelt in de eerste vergadering na installatie de jaarkalender vast als omschreven onder punt (4.4)
b Bestuurswissel
Minimaal één der zittende bestuursleden dient deel te nemen als bestuurder in het daarop volgende tafeljaar dan wel dient als “legislator” verantwoordelijk te zijn voor dit reglement. Hiermee wordt de continuïteit gewaarborgd en kan binnen het bestuur opgedane kennis en ervaring gemakkelijker worden doorgegeven.
5.2 In de tafel
a Aanmelden nieuwe tafelaars
Potentiële leden dienen te worden aangemeld bij de expansie commissie middels een speciaal formulier. Deze worden door de commissie bewaard en overgedragen als naslagwerk.
b Benaderen potentiële tafelaar
In geval geen der tafelaars bezwaar heeft tegen voorgedragen persoon zal de potentiële tafelaar worden benaderd en uitgenodigd voor een diner met twee leden van de expansie commissie.
c Begeleiding potentiële tafelaar
De potentiële tafelaar komt onder de bescherming te staan van een door de expansie commissie aan te wijzen coach. De coach heeft tot taak de potentiële tafelaar te inspireren, motiveren en dient als vraagbaak inzake tafel kwesties. Potentiële tafelaars worden de eerste thuisbijeenkomst en eerste vergadering en de avond van installatie gehaald en gebracht door de coach.
d Installatie nieuwe tafelaar
Nadat een potentieel tafelaar minimaal 4 en maximaal 8 tafelbijeenkomsten heeft bijgewoond dient deze op waardige wijze geïnstalleerd te worden. De voorzitter overhandigd de nieuwe tafelaar zijn pin en tafelboekje.
De nieuwe tafelaar zal exact 2 minuten een uiteenzettingen moeten geven over zijn verwachte toegevoegde waarde voor de tafel. Uiteraard wordt de mentor uitvoering door de nieuwe tafelaar bedankt.
Tijdens deze installatie zal de laars gevuld met bier een ronde maken onder de tafelaars geldend als symbolische welkomsttoast.
e Financiën nieuwe tafelaar
Bij het toetreden tot de tafel zal de nieuwe tafelaar een factuur ontvangen voor alle reeds genoten maaltijden alsmede de nog te verwachten maaltijden voor het komende jaar.
De nieuwe tafelaar dient de contributie te betalen waarbij rekening wordt gehouden met de regels van het landelijk bestuur. Dit betekend dat nieuwe tafelaars welke geïnstalleerd worden vóór 1 oktober de hele jaarcontributie dienen te betalen en nieuwe tafelaars welke tussen 1 oktober en 1 april worden geïnstalleerd 50% van de jaarcontributie dienen te betalen.
5.3 Uit de tafel

a 40ste verjaardag
De 40ste verjaardag van een tafelaar wordt opgeluisterd middels een ludiek bezoek bij de betreffende tafelaar thuis door de gehele tafel. De tafelaars verzorgen zelf hun te nuttigen consumpties en overhandigt de eventuele tafeldame de van bloemen voorziene tafelvaas. De jarige tafelaar zal deze avond zijn visie geven over iedere tafelaar.
b legislator
De door het Bestuur te benoemen legislator, is een functie die zowel aan een Tafelaar als aan een oud Tafelaar die eerder de rol van Voorzitter dan wel secretaris heeft vervuld aangeboden kan worden. Indien aangeboden aan een oud Tafelaar, krijgt deze het recht om na de officiële uittredingsdatum alle Tafelbijeenkomsten bij te wonen en aan alle (Tafel)activiteiten mee te doen, als ware hij nog Tafelaar. Deze functie wordt voor de duur van één verenigingsjaar aangeboden, direct aansluitend op het verenigingsjaar waarin de officiële uittredingsdatum is gelegen. De door de legislator verschuldigde financiële bijdrage wordt aan het begin van een verenigingsjaar door het Bestuur vastgesteld waarbij als regel geld dat deze bijdrage gelijk is aan de ronde Tafelaars over dat jaar verschuldigde bijdrage, te verminderen met de verplichte afdrachten aan de Nederlandse Tafelronden en aan het district.
c Gouverneur
Gouverneur Anders dan gesteld in de “Statuten en huishoudelijk reglement” kan de door het Bestuur te benoemen gouverneur aan zowel aan een Tafelaar als aan een oud Tafelaar aangeboden kan worden. Indien aangeboden aan een oud Tafelaar, krijgt deze het recht om na de officiële uittredingsdatum alle Tafelbijeenkomsten bij te wonen en aan alle (Tafel)activiteiten mee te doen, als ware hij nog Tafelaar. de jongste oud Tafelaar tot gouverneur worden benoemd. De gouverneur slaat de brug tussen Tafel en oud Tafelaars. In geval van een oud Tafelaar wordt deze functie gedragen tot het moment waarop een volgende Tafelaar op basis van leeftijd dient uit te treden. Bij gelijktijdige uittreding van meerdere Tafelaars bepaalt het Bestuur welke oud Tafelaar de rol van Gouverneur op zich mag nemen. De door de oud Tafelaar gouverneur verschuldigde financiële bijdrage wordt aan het begin van een verenigingsjaar door het Bestuur vastgesteld, met als basis principe dat dit gelijk is aan de door de Tafelaars over dat jaar verschuldigde bijdrage, verminderd met de verplichte afdrachten aan de Nederlandsche Tafelronde en aan het District indien deze per individu gelden.
d Oud Voorzitter Ere Lid
Anders dan gesteld in de “Statuten en huishoudelijk reglement” kan een oud tafelaar tot Oud Voorzitter Ere Lid worden benoemd. Ieder tafel die in zijn tafeleven voorzitter van onze Tafel is geweest krijgt deze ere titel aangeboden. Met deze titel krijgt de 40 plusser het recht om na de officiële uittredingsdatum alle tafelbijeenkomsten en activiteiten mee te doen alsware hij nog tafelaar. Deze functie wordt voor de duur van één verenigingsjaar aangeboden.
De door de OVEL verschuldigde financiële bijdrage wordt aan het begin van een verenigingsjaar door het Bestuur vastgesteld, waarbij als regel geldt de door de tafelaars over dat jaar verschuldigde bijdrage, verminderd met de verplichte afdrachten aan de Nederlandsche Tafelronde en aan het District.
e Financiën scheidend tafelaar
Wanneer een tafelaar vroegtijdig zijn lidmaatschap beëindigd op eigen initiatief danwel op verzoek van de tafel geldt de volgende reken methode. Wanneer de tafelaar voor 1 oktober uittreed ontvangt hij een restitutie van 50% op de reeds gefactureerde jaarcontributie. Bij uittreding tussen 1 oktober en 1 april vervalt het recht op restitutie volledig. De betaling voor de niet te gebruiken maaltijden na uittredingsdatum worden volledig terugbetaald. Eventuele aanbetalingen voor deelname aan uitstapjes of andere evenementen zijn niet restitueerbaar.
f Ex of oud tafelaar
Leden welke vroegtijdig uittreden, waarbij geen sprake is van overstap naar een andere tafel door verhuizing, worden benoemd als ex-tafelaars.
Leden welke door het bereiken van de maximum leeftijd zijn uitgetreden worden oud-tafelaar genoemd.
g  Rol van oud tafelaars
Een oud tafelaar is een individu welke rechtstreeks door het bestuur op de hoogte wordt gehouden van activiteiten waarbij de aanwezigheid van oud tafelaars gewenst danwel toegestaan is. Oud tafelaars ontvangen van het bestuur na de algemene leden vergadering een kalender voor het komende tafeljaar en een ledenlijst met huidige en oud tafelaars.
Oud tafelaars zijn welkom bij volgende tafelactiviteiten

  • Soep eten bij de voorzitter
  • Na iedere vergadering in de residentie voor het drinken van een glas bier
  • Door de tafel georganiseerde service projecten
  • Bestuurswissel

Het bestuur kan de communicatie met oud tafelaars delegeren aan de gouverneur.
De oud tafelaar dient bij aanwezigheid bij genoemde projecten desgewenst bij te dragen in de daadwerkelijk door hem gemaakte kosten. Deze dienen hem vóór deelname door de tafel te zijn meegedeeld.
De oud tafelaar hoeft anders dan bovengenoemd en vermeld in het tafelboekje niet bij te dragen aan kosten van de tafel.
5.4 Commissies
Binnen de tafel kunnen diverse commissies in het leven worden geroepen door het bestuur. Een commissie bestaat uit minimaal 2 personen welke periodiek schriftelijk verslag dient te doen. Na afronding van een activiteit dient er een evaluatie verslag ter vergadering te worden gepresenteerd. Bij afwezigheid dient de commissie de status van haar activiteiten over te dragen aan het bestuur zodat deze verslag kan doen.
5.5 Ladies
Achter elke sterke man staat een sterke vrouw die hem steunt. Het belang van de Tafeldames of Ladies mag daarom in geen geval onderschat worden. De Ladies zijn de partners van zittende Tafelaars (-maximaal één per Tafelaar). De partner van de voorzitter wordt aangeduid met First Lady. De partners van oud Tafelaars worden Oud Tafeldames genoemd.
Vanuit de Tafel worden activiteiten zowel met de partners als Ladies onderling gestimuleerd. Voor de saamhorigheid, heeft het de voorkeur dat de Ladies tenminste tweemaal per jaar een gezamenlijke activiteit hebben, die wordt georganiseerd door de First Lady. Daarnaast kunnen nog een a twee maal activiteiten met of zonder de Oud Tafeldames worden georganiseerd.

6.  Financiën

6.1 Jaarlijkse contributie
a Contributie wordt door het bestuur na goedkeuring door de algemene leden vergadering, waarbij alle leden aanwezig dan wel vertegenwoordigd dienen te zijn vastgesteld met algemene stemmen.
b Uitgangspunt bij het vaststellen van de hoogte van de contributie is dat minimaal de bijdragen aan het hoofdbestuur en districtsbestuur door de bijdragen gedekt worden.
c Extra activiteiten worden in beginsel gefinancierd door ad hoc vast te stellen bijdragen van de deelnemers aan de betreffende extra activiteit. Aan het bestuur komt de bevoegdheid toe om uitgaven waarvan het bestuur meent dat deze ten goede komen aan de tafelgeest en eigenlijk door een ieder zouden moeten worden gedragen, ten laste te brengen van de algemene middelen. Gedacht kan hierbij worden aan vaste kosten verbonden aan de extra tafelactiviteit. Uitgangspunt hierbij: kan realiter van iedere tafelaar en/of zijn gezin verwacht worden dat aan de betreffende activiteit wordt deelgenomen. Is op voorhand duidelijk dat bepaalde tafelaars aan bepaalde activiteiten nooit zullen/kunnen deelnemen dan is financiering uit algemene middelen niet geoorloofd. Ieder lid heeft de mogelijkheid om het bestuur op te dragen de financiering van de extra activiteit op de agenda te zetten en heeft inzake deze financiering een vetorecht.
d De vaste kosten van de jaardag en de bestuurswissel alsmede een door het bestuur jaarlijks vast te stellen bijdrage in de kosten die verband houden met het vertegenwoordigen van de tafel bij tafelbijeenkomsten buiten de eigen tafel komen in ieder geval ten laste van de algemene middelen.
6.2      Kascontrole
a Het bestuur wijst bij de indeling van de commissies tevens een kascontrolecommissie aan, bestaande uit 2 leden niet zijnde leden van het bestuur. Uiterlijk 2 maanden voor het einde van het boekjaar dient de penningmeester de boekhoudkundige bescheiden inzake het financiële reilen en zeilen van de vereniging voor inzage en controle beschikbaar te doen zijn voor deze commissie. De commissie brengt verslag uit aan het bestuur uiterlijk 1 maand voor het einde van het boekjaar en doet zo nodig aanbevelingen voor wijziging en/of verbetering. Uiterlijk 2 weken voor het einde van het boekjaar dienen deze wijzigingen en/of verbeteringen te zijn doorgevoerd, bij gebreke waarvan de kascontrolecommissie de bevoegdheid heeft om op de vergadering waarbij het financieel jaarverslag wordt gepresenteerd een negatief advies uit te brengen aan de algemene vergadering.
6.3 Rekening & Verantwoording; jaarverslag
a Op de 1e reguliere vergadering in het nieuwe bestuursjaar dient de penningmeester als vertegenwoordiger van het verantwoordelijke oude bestuur het jaar verslag te presenteren. Dit verslag gaat vergezeld van een advies van de kascommissie. Bij gebreke hiervan wordt er geacht sprake te zijn van een positief advies.
b De algemene vergadering kan vervolgens het verslag goed- dan wel afkeuren. In geval van goedkeuring is het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid. Ingeval van afkeuring wordt de penningmeester in de gelegenheid gesteld verbeteringen aan te brengen en komt het verslag op de eerstvolgende reguliere vergadering wederom op de agenda.
c Vindt wederom afkeuring plaats dan worden de gronden van afkeuring op papier gesteld en via het nieuwe bestuur aan een door het hoofdbestuur te geven second opinion onderworpen. Is ook deze beoordeling negatief dan vindt voordracht tot royement van het volledige oude bestuur plaats overeenkomstig “Statuten en huishoudelijk reglement “van de Nederlandsche Tafelronde

7.  Bijeenkomsten

7.1 Algemeen
De bijeenkomsten van de tafel bestaan uit een maandelijkse vergadering, een maandelijkse thuisbijeenkomst,  serviceprojecten en/of fundraise-projecten, alsmede door TR 186 georganiseerde activiteiten die openstaan voor ook andere tafelaars dan de tafelaars van TR 186.
7.2 Presentie
Een tafelaar dient ter versterking van de onderlinge band minimaal jaarlijks te voldoen aan een opkomstpercentage van zestig procent (60%). Indien een tafelaar onder deze absolute ondergrens dreigt te zakken/is gezakt volgt met deze tafelaar een door het Bestuur georganiseerd gesprek omtrent de oorzaken van de te lage opkomst. De inhoud en uitkomsten van dit gesprek worden niet schriftelijk vastgelegd noch openbaar gemaakt. In de eerstvolgende vergadering zal het bestuur melden dat een gesprek heeft plaats gevonden.
Het Bestuur bepaald jaarlijks vooraf welke bijeenkomsten meetellen ter berekening van het opkomstpercentage, met dien verstande dat hier in ieder geval toe behoren de bijeenkomsten als onder Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. vermeld.
7.3 Maandelijkse vergadering
a Algemeen
Een keer per maand vindt er een formele vergadering plaats in de residentie van de tafel. Deze bijeenkomst wordt vooraf gegaan door een gezamenlijke maaltijd in genoemde residentie. De kosten voor de maaltijd worden per jaar vooruit in rekening gebracht op de factuur voor de jaarcontributie
b Aanvang en duur
De vergadering begint te allen tijde strikt op het tijdstip als vermeld in de jaarkalender.
Het streven is de vergadering intensief te voeren, waarbij de duur van de vergadering wordt gemaximeerd op 1½ uur.
c Gedrag
Iedere tafelaar is medeverantwoordelijk voor een ongestoorde voortzetting van de vergadering. Tijdens de vergadering hoeft niet iedere tafelaar iets gezegd te hebben. Een mening is uitsluitend van belang indien deze een bijdrage voor de vergadering is.
d Decorum
De vergadering wordt staande geopend met het voorlezen van de doelstellingen door de voorzitter. Deze voorzitter is herkenbaar aan zijn tafelketting en voorzittershamer. De Tafelvlag dien ter vergadering aanwezig te zijn.
e Notulen
Van iedere vergadering worden door de secretaris notulen gemaakt welke binnen een week aan iedere tafelaar in een voor een ieder toegankelijke formaat worden toegezonden.
Deze notulen dienen minimaal te bestaan uit een ingevulde en door iedere aanwezige tafelaar ondertekende presentielijst, goedkeuring vorige notulen, acties vanuit vorige notulen, verslag uit de diverse commissies en een rondvraag.
f Afmelden
Afmelden voor een reguliere vergadering dient, bij voorkeur schriftelijk of via e-mail, te geschieden bij een van de bestuursleden tot uiterlijk 2 uur voor de aanvang van de vergadering. Later of niet afmelden kan gevolgen hebben, waarbij sancties in het Moresreglement zullen worden opgenomen.
Indien het bestuurslid bij wie wordt afgemeld zelf niet de betreffende vergadering bezoekt, draagt hij er zorg voor dat de afmelding onverwijld ter kennis wordt gebracht van een wel aanwezig medebestuurslid.
7.4 Maandelijkse thuisbijeenkomst
a Algemeen
Een keer per maand is er een thuisbijeenkomst. Tijdens deze avond is één der tafelaars gastheer en een andere tafelaar zorgt voor de invulling van de avond, middels een door hem te verzorgen presentatie. Deze presentatie kan in overleg met de gastheer ook extern plaats vinden.
b Afmelden
Afmelden voor een thuisbijeenkomst dient, bij voorkeur schriftelijk of via e-mail, te geschieden bij de gastheer voor 18:00 uur van de dag voorafgaand aan die van de bijeenkomst. Later of niet afmelden kan gevolgen hebben, waarbij sancties in het Moresreglement zullen worden opgenomen.
7.5 Bestuurswissel
De Bestuurswissel vindt steeds plaats tijdens de eerste woensdag in april. De Bestuurswissel is een ludiek moment waarbij het oude Bestuur haar rol overdraagt aan een door haar voor te stellen nieuw bestuur.

Ieder lid kan tot een maand voorafgaand aan de bestuurswissel aangeven of hij afziet van een functie in het bestuur voor het komende bestuursjaar. In de maand voorafgaand aan de bestuurswissel zal de nieuwe voorzitter worden aangezocht door het huidige bestuur. De bekendmaking van het
voorzitterschap zal geschieden tijdens de bestuurswissel evenals de functies Secretaris en Penningmeester. Tafelaars kunnen de aan hen aangeboden Bestuursfunctie niet weigeren.

Iedere Tafelaar hoeft iedere functie slechts één maal in haar Tafelleven in te vullen. In overleg met de Tafelaar mag van deze regel afgeweken worden.

Tijdens de Bestuurswissel dienen volgende zaken te gebeuren:
• Benoeming van de Sitting Duck
• Uitreiking van de Plaktrofee.
• Overdracht van de voorzittershamer
7.6 Algemene ledenvergadering
De tweede vergadering na de bestuurswissel geld automatisch als een algemene leden vergadering. Hierin wordt het nieuwe bestuur formeel aangesteld en is er de overdracht van volgende attributen:

  • Voorzittershamer en overige spullen
  • Kas, bank, goedgekeurde en gecontroleerde jaarrekening en overige spullen
  • Koffer met notulen en overige voor de secretaris
  • Overdracht van morespost
  • Overdracht van sheriffpot

De eerste vergadering door het nieuwe bestuur zal worden geopend met een krachtige speech van de nieuwe voorzitter waarin hij zijn visie geeft op het komende jaar.
De secretaris van het oude bestuur geeft een jaarverslag waarbij een samenvatting van de bereikte doelstellingen alsmede andere bijzonderheden genoemd worden. Dit verslag wordt overhandigd aan het nieuwe bestuur en zal als bijlage bij de notulen worden meegezonden.

8.  Mores

8.1 Algemeen
De mores hebben ten doel een ieder op ludieke wijze bij de tafelles te houden.
a Moresman
De moresman is de bewaker van de mores en wordt aan het begin van het tafeljaar benoemd door het bestuur.
b Vaststelling mores
De mores kunnen worden vastgesteld, gewijzigd en aangevuld in iedere reguliere vergadering bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.
c Kas en besteding
De moresman heeft de mogelijkheid boetes op te leggen. De hiermee ontstane morespot dient aan het eind van ieder bestuursjaar op ludieke wijze ten gunste van de tafel te worden besteed op een door de moresman aan te geven wijze.
d Sitting-Duck
Deze Award wordt door de Moresman ter gelegenheid van de wisseling van het Bestuur uitgereikt aan de tafelaar die in het afgelopen verenigingsjaar de meeste vergaderingen en bijeenkomsten, meetellend voor het opkomstpercentage, heeft bezocht, een en ander vast te stellen middels de presentielijsten.
e Rondetafel
Deze Rondetafel dient te allen tijde aanwezig te zijn op gelegenheden die door Tafelronde 186 georganiseerd zijn of waarbij de Tafelronde 186 haar officiële opwachting maakt, een en ander als nader omschreven en gereglementeerd in de Mores Rondetafel, zoals vastgesteld op 17 januari 2001, welke Mores aan dit Reglement zijn gehecht.
f Tafelvaas
De tafelvaas dient bij iedere thuisbijeenkomst met bloemen gevuld aanwezig te zijn. De gastheer van de vorige thuisbijeenkomst is hiervoor verantwoordelijk.
Kosten voor het bloemetje kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester. De bijdrage door de tafel is maximaal € 10,-
g Sheriff
De Sheriff becommentarieert de gedragingen van de ter vergadering aanwezige tafelaars en heeft de bevoegdheid mis- en gedragingen af te straffen middels de heffing van een boete van maximaal € 2,- De opbrengsten van de sheriff komen ten goede aan de morespot.
Wanneer de sheriff de komende vergadering niet aanwezig kan zijn dient hij de pot over te dragen aan een bestuurslid vóór aanvang van de vergadering. Boete bij afwezigheid bedraagt € 5,- voor de laatst genotuleerde sheriff.
h Ooievaar
Wanneer een tafelaar een jonge zoon of dochter krijgt wordt een ontbijt verzorgd in de week dat de moeder na de bevalling thuis is. Dit ontbijt wordt op kosten van de tafel geïnitieerd door de tafelaar welke als laatste dit ontbijt ontvangen heeft. Wanneer deze persoon geen tafelaar meer is zal het bestuur deze taak overnemen.
i Tafelvlag
De verantwoording voor de tafelvlag ligt bij de laatst aangetreden tafelaar. Deze Benjamin dient de vlag op genoemde bijeenkomst in goede staat te presenteren. Bij afwezigheid dient de Benjamin de vlag over te dragen aan de voorlaatst geïnstalleerde tafelaar welke deze taak van hem zal overnemen.

9.  Reglement

9.1 Status van het reglement
De “Statuten en huishoudelijk reglement “van de Nederlandsche Tafelronde als vermeld in het ledenboekje prevaleert te allen tijde over onderhavig reglement.
9.2 Wijziging Reglement
a     In het Reglement kan alleen verandering worden gebracht door een besluit van een algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Reglement zal worden voorgesteld.
b     Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot wijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen toesturen aan ieder individueel lid.
c     Een besluit tot wijziging behoeft tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin tenminste twee/derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
Is niet twee/derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd, dan kan op de eerstvolgende reguliere vergadering over het voorstel, zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, worden besloten, mits met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
d     In afwijking van het vorenstaande heeft de legislator omtrent het voorstel tot wijziging een vetorecht, dat alleen terzijde kan worden gesteld door een eenstemmig besluit van de overige leden genomen in een vergadering als onder 3 omschreven.

10.  Bijlagen

10.1  Presentielijst
10.2  Rondetafelreglement
10.3  Moresreglement

11.  Verantwoording

11.1  Samenstellers versie 1.0
Vincent Kuiper, secretaris TR 186 in het 1e bestuursjaar 1998/1999.
Roel Wiechers, penningmeester TR 186 in het 1e bestuursjaar 1998/1999.
11.2  Opgesteld maart 2002
11.3  Samenstellers versie 11 maart 2006
Bestuur 2006/2007  Hans de Klerk, Jan Willem Koopman, Vincent Kuiper.
11.4  Samenstellers versie 9 februari 2007
Bestuur 2006/2007  Hans de Klerk, Jan Willem Koopman, Vincent Kuiper.
Wijziging betreft de toevoeging van OVEL artikel 5.3c